La Knowledge area Project Communication Management nel PMBOK
Parecchi post fa avevamo parlato di Project Communication Management (Gestione della comunicazione di progetto), come una delle 9 knowledge areas del PMBOK (vedi post relativo). Ne parliamo in questo post, dopo averne diffusamente accennato in post precedenti (qui e qui).
Il Project Communication Management è una knowledge area che impiega i processi necessari a implementare opportunamente la generazione, raccolta, distribuzione, organizzazione, archiviazione, recupero ed eventuale distruzione finale delle informazioni relative al progetto. I processi di Project Communication Management forniscono i collegamenti critici tra persone ed informazioni, elemento vitale per il successo della comunicazione (e del progetto...). Normalmente i project manager possono dedicare una quantità di tempo significativa (fino al 90% in alcuni casi) alla comunicazione con il gruppo di progetto, gli stakeholder, il cliente e lo sponsor. Chiunque sia coinvolto nel progetto dovrebbe comprendere come la struttura delle comunicazioni abbia impatto sul progetto nel suo complesso.
E' da ricordare come in uno studio su circa 10.000 progetti in 35 aziende "Furtune 500", si e' trovato che il nel 70% dei progetti falliti, la maggiore causa e' stata nella mancata o inefficiente comunicazione nel team di progetto. Questo evidenzia come questa knowledge area vada particolarmente curata.
Il PMBOK identifica nella knowledge area di Project Communication Management i quattro processi elencati di seguito:
- Communication Planning, che consiste nell'identificazione delle necessita' informative e di comunicazione degli stakeholder di progetto, nonche' l'identificazione di chi necessita le informazioni, quando sono richieste, come vengono date e da chi. Mentre tutti i progetti condividono la necessità di comunicare le informazioni di progetto, le esigenze di informazione e i metodi di distribuzione possono variare anche di molto. In molti progetti, la maggior parte della pianificazione delle comunicazioni è eseguita nelle prime fasi di progetto. Comunque, va ricordato, i risultati di questo processo di pianificazione vanno esaminati a cadenza regolare nel corso di tutto il progetto per assicurare la loro applicabilità nel tempo.
- Information Distribution, che consiste nel rendere disponibili le informazioni di progetto, in tempi e modi opportuni, agli stakeholder. Il processo comprende sia l’implementazione del piano di gestione della comunicazione, sia la capacità di risposta a richieste di informazioni ad-hoc.
- Performance reporting, che consiste nel raccogliere e distribuire le informazioni sulle prestazioni. Ciò include i resoconti periodici e/o ad-hoc sull’avanzamento, le misure di avanzamento e di previsione. Normalmente, il Performance Reporting descrive come le risorse sono utilizzate per raggiungere gli obiettivi di progettoe dovrebbe anche fornire informazioni su ambito, programmazione, costi e qualità.
- Manage stakeholders, che consiste nella gestione delle comunicazioni per soddisfare i requisiti e risolvere eventuali problemi riguardanti gli stakeholder di progetto. La gestione degli stakeholder aumenta la possibilità che il progetto non prenda direzioni diverse rispetto al programma stabilito a causa di problemi con gli stakeholder. Questo processo migliora la capacità delle persone di operare in team e limita le problematiche nel corso dello svolgimento del progetto.
Naturalmente, oltre ad una corretta implementazione dei processi descritti sopra, va tenuto presente che le comunicazione efficiaci ed efficienti dipendano in larga misura anche dai "soft skills" del project manager, che, in una certa misura, possono essere acquisiti con opportune attivita' di formazione (o auto-formazione...).
Riporto di seguito l'abstract.
"A qualunque livello operi, il Project Manager ha necessità di raggiungere obiettivi critici entro scadenze rigide e con risorse limitate, guadagnandosi la collaborazione responsabile di altri soggetti per assicurare un progresso regolare e una puntuale conclusione del lavoro.
A tale scopo, il Project Manager è chiamato oggi ad acquisire, sviluppare e perfezionare, accanto agli strumenti metodologici di gestione del progetto, tutte quelle competenze e strumenti come la capacità di leadership, la gestione di un project team, le tecniche di comunicazione e di negoziazione, ecc., utili ad affrontare e risolvere con successo i problemi che tipicamente si incontrano durante il "ciclo di vita" di un progetto.
L’eccellenza nel Project Management consiste dunque nella massima capacità di controllo delle risorse, del contesto e delle persone coinvolte in un progetto per raggiungere con successo gli obiettivi previsti.
Il seminario tratterà le caratteristiche e i vantaggi dell’impiego dei principali strumenti di eccellenza per la formazione professionale del Project Manager come ad esempio, riuscire a ottimizzare l'uso del tempo, saper influenzare gli stakeholders, ottimizzare la scelta delle priorità, dirigere e coordinare efficacemente più persone e ottenerne la massima collaborazione e impegno.
Argomenti della presentazione:
1. la vision personale del PM.er;
2. la dinamica del pensiero proattivo nei progetti;
3. il commitment del PM.er;
4. empowerment;
5. la preparazione al lavoro di team;
6. lo sviluppo del potenziale del PM.er
L'evento si terrà presso l'Università Roma Tre - Facoltà di Ingegneria - Aula N12 Ingresso da Via della Vasca Navale, 79 - Roma. Orario 15:30.
Chi fosse interessato può iscriversi collegandosi al sito dell'Istituto ISIPM www.isipm.org
Grazie e cordiali saluti.
Graziano Trasarti
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