Parecchi post fa avevamo parlato di Project Communication Management (Gestione della comunicazione di progetto), come una delle 9 knowledge areas del PMBOK (vedi post relativo). Ne parliamo in questo post, dopo averne diffusamente accennato in post precedenti (qui e qui).
Il Project Communication Management è una knowledge area che impiega i processi necessari a implementare opportunamente la generazione, raccolta, distribuzione, organizzazione, archiviazione, recupero ed eventuale distruzione finale delle informazioni relative al progetto. I processi di Project Communication Management forniscono i collegamenti critici tra persone ed informazioni, elemento vitale per il successo della comunicazione (e del progetto...). Normalmente i project manager possono dedicare una quantità di tempo significativa (fino al 90% in alcuni casi) alla comunicazione con il gruppo di progetto, gli stakeholder, il cliente e lo sponsor. Chiunque sia coinvolto nel progetto dovrebbe comprendere come la struttura delle comunicazioni abbia impatto sul progetto nel suo complesso.
E' da ricordare come in uno studio su circa 10.000 progetti in 35 aziende "Furtune 500", si e' trovato che il nel 70% dei progetti falliti, la maggiore causa e' stata nella mancata o inefficiente comunicazione nel team di progetto. Questo evidenzia come questa knowledge area vada particolarmente curata.
Il PMBOK identifica nella knowledge area di Project Communication Management i quattro processi elencati di seguito:
- Communication Planning, che consiste nell'identificazione delle necessita' informative e di comunicazione degli stakeholder di progetto, nonche' l'identificazione di chi necessita le informazioni, quando sono richieste, come vengono date e da chi. Mentre tutti i progetti condividono la necessità di comunicare le informazioni di progetto, le esigenze di informazione e i metodi di distribuzione possono variare anche di molto. In molti progetti, la maggior parte della pianificazione delle comunicazioni è eseguita nelle prime fasi di progetto. Comunque, va ricordato, i risultati di questo processo di pianificazione vanno esaminati a cadenza regolare nel corso di tutto il progetto per assicurare la loro applicabilità nel tempo.
- Information Distribution, che consiste nel rendere disponibili le informazioni di progetto, in tempi e modi opportuni, agli stakeholder. Il processo comprende sia l’implementazione del piano di gestione della comunicazione, sia la capacità di risposta a richieste di informazioni ad-hoc.
- Performance reporting, che consiste nel raccogliere e distribuire le informazioni sulle prestazioni. Ciò include i resoconti periodici e/o ad-hoc sull’avanzamento, le misure di avanzamento e di previsione. Normalmente, il Performance Reporting descrive come le risorse sono utilizzate per raggiungere gli obiettivi di progettoe dovrebbe anche fornire informazioni su ambito, programmazione, costi e qualità.
- Manage stakeholders, che consiste nella gestione delle comunicazioni per soddisfare i requisiti e risolvere eventuali problemi riguardanti gli stakeholder di progetto. La gestione degli stakeholder aumenta la possibilità che il progetto non prenda direzioni diverse rispetto al programma stabilito a causa di problemi con gli stakeholder. Questo processo migliora la capacità delle persone di operare in team e limita le problematiche nel corso dello svolgimento del progetto.
Naturalmente, oltre ad una corretta implementazione dei processi descritti sopra, va tenuto presente che le comunicazione efficiaci ed efficienti dipendano in larga misura anche dai "soft skills" del project manager, che, in una certa misura, possono essere acquisiti con opportune attivita' di formazione (o auto-formazione...).
